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Quelques conseils pour réussir un déménagement d’archives ?

Déménagements d’archives de bureaux

Déménagements d’archives de bureaux

Beaucoup d’entreprises possèdent encore aujourd’hui des archives physiques. Ils sont stockés dans une pièce du bureau la plupart du temps. Lors d’un déménagement, le transport de ces archives constitue un véritable défi. D’ailleurs, les sociétés font souvent appel à un prestataire externe pour conduire la mission avec succès.

Déménagements d’archives de bureaux : les questions à se poser

Le bon déroulement d’un projet de déménagement d’un fonds d’archives dépend en grande partie d’une organisation minutieuse. En effet, l’opération est plus complexe qu’un déménagement classique. Voici quelques questions à se poser avant de débuter le transfert. D’abord, où vont être transportés les documents ? Il est crucial de déterminer la nouvelle zone d’emplacement. La dégradation et la détérioration des archives peuvent être évitées lorsque les conditions de conservation sont respectées.  C’est la raison pour laquelle il est de rigueur de s’interroger sur la potentialité de préservation du local. Ensuite, quels sont les autres éléments à déménager ? La plupart du temps, la compagnie ne va pas déplacer uniquement ses archives. Elle va également déplacer des mobiliers et d’autres équipements. La réalisation d’un inventaire est de rigueur pour déterminer la liste du matériel à déménager le jour J. C’est aussi l’occasion pour déterminer le volume d’archives et de matériel à déplacer. Pour rappel, une boite d’archives renferme environ 500 feuilles de A4. En outre, il faut s’interroger sur le prestataire à solliciter. La complexité du déménagement d’archives de bureaux est telle qu’il est difficile de se lancer dans le projet sans un accompagnement. Plusieurs agences pouvant assurer le service existent actuellement en France. Le choix de l’entreprise de déménagement dépend généralement du devis, de la zone d’intervention et de la qualité du service.

Bénéficier d’un accompagnement personnalisé avec un spécialiste

Les chefs d’entreprise redoutent beaucoup le moment où ils vont déménager leur bureau. Or, le changement de siège social peut être bénéfique pour la société sur plusieurs points. Le projet devient également incontournable lorsque le groupe décide de s’implanter dans une nouvelle ville. Pourtant, le déménagement de bureaux et d’archives devient plus simple avec des professionnels. Le professionnel du déménagement possède le savoir-faire et l’expérience nécessaires au bon déroulement du projet. Parmi les prestations proposées par l’entreprise de déménagement, il y a :

  • La gestion d’archives et installations du matériel d’entreposage
  • Le stockage des meubles dans un garde-meuble
  • L’enlèvement et l’installation des matériels informatiques

Nombreux sont les avantages apportés par le service de déménagement professionnel. Il y a la garantie d’avoir un accompagnement sur-mesure. Il n’y a pas de risque que les meubles ou les archives se perdent lors du déménagement. En outre, cette solution fait gagner du temps. L’équipe est en mesure de réaliser le transfert dans le plus bref délai. Un autre atout de la prestation réside dans la meilleure gestion du budget. Le devis proposé par l’agence comprend tous les frais et il n’y a pas de risque de surcoût.